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Obblighi dell'amministratore

Oneri in crescita esponenziale nel tempo: da ultimo si sono aggiunti i controlli sul rischio cantiere

Tutti i nuovi obblighi dell'amministratore condominiale

Molti oneri, pochi onori. Per l'amministratore condominiale, dopo mezzo secolo di tran tran, a partire dal 1991, con gli obblighi legati alla sicurezza degli impianti, sono cominciate le grane. Ma 6 anche cominciata la sua trasformazione in professionista attento, con nuove responsabilità e continui aggiornamenti. In questa pagina si da conto della maggior parte dei "nuovi" adempimenti che Si sono aggiunti a quelli dettati dal Codice civile.

E proprio in questi giorni, il 15 maggio, sono entrate in vigore le nuove norme sulla sicurezza lavoro (Digs 81/08). II decreto delimita, in modo molto piu chiaro del digs 626/1194, gli obblighi del condominio verso i portieri e, in generale, tutti i suoi dipendenti. Di loro si occupa il comma 9 dell'articolo 3 che co& recita "9. Nei confronti ... dei lavoratori che rientrano nei campo di applicazione del contratto collettivo dei proprietari di fabbricati trovano applicazione gli obblighi di informazione e formazione di cui agli articoli 36 e 37. Ad essi devono inoltre essere forniti i necessari dispositivi di protezione individuali in relazione alle effettive mansioni assegnate. Nell'ipotesi in cui il datore di lavoro fornisca attrezzature proprie, o per il tramite di terzi, tali attrezzature devono essere conformi alle disposizioni di cui al titolo III".

In buona sostanza, in condominio si applicherebbe una "sicurezza lavoro" semplificata. Per esempio, non sarebbe necessaria la nomina responsabile servizi prevenzione e protezione, la stesura del documento di valutazione dei rischi, la nomina di medico competente, le comunicazioni alle A.S.L.-, eccetera.

Tuttavia entra in campo il contratto collettivo di lavoro (o meglio i contratti, sottoscritti da diverse sigle sindacali e differenti tra loro). In essi potrebbero essere previste tutele piu rigide.

Esenzioni e inclusioni

Le norme del decreto non coprono i portieri degli immobili abitati unicamente dal proprietario o dai suoi parenti e affini entro il terzo grado, anche se in appartamenti separati: i rapporti di lavoro dei portieri di questi edifici rientrano infatti nella disciplina del lavoro domestico, che non 6 regolato da questo decreto legislativo (circolare Ministero del Lavoro n 154 del 19 dicembre 1996);

Le norme vanno rispettate anche nei minicondomini, quelli non obbligati alla nomina di un amministratore condominiale, anche perche la nomina di un amministratore, oppure di un tecnico apposito 6 pur sempre possibile, se i condomini non intendono caricarsi della responsabilita collettiva e solidale nei confronti dei loro dipendenti.

Viceversa se la pulizia è appaltata a una ditta esterna, 6 essa ad avere gli obblighi diretti: il condominio assume in questo caso quelli del committente di un contratto di appalto (vedi articolo apposito).

Informazione. Gli amministratori debbono provvedere affinche ciascun portiere riceva una adeguata informazione su:

a)  i rischi per la sicurezza e la salute connessi alle loro mansioni;

b)  le misure e le attivita di protezione e prevenzione adottate;

c)  i rischi specifici cui e' esposto in relazione attivita svolta, la normativa di sicurezza e le disposizioni condominiali in materia.

d)  i pericoli connessi all'uso delle sostanze e dei preparati pericolosi;

e)  le procedure che riguardano la lotta antincendio, l'evacuazione e il pronto soccorso;

Per tale in formazione non occorrerebbe una vera e propria una valutazione dei rischi documentata per iscritto, esclusa sia dal nuovo digs che, a suo tempo, dal vecchio decreto e dalla circolare Lavoro n. 30 del 5 marzo 1998. Basta che l'informazione (meglio se scritta) sia di buon senso e comprensibile. Tuttavia, la vera e propria valutazione dei rischi 6 stata prevista da un apposito accordo sottoscritto del 17 aprile 1997 tra alcune organizzazioni dei proprietari e organizzazioni sindacali: chi aderisce a tale accordo dovra quindi farla.

Formazione. Ciascun portiere deve ricevere una formazione sufficiente e adeguata in materia di sicurezza e di salute, con particolare riferimento al proprio posto di lavoro e alle proprie mansioni.

La formazione deve essere attuata ogni volta che:

a)  il portiere viene assunto;

b)  il portiere cambia mansioni;

c)  vengono introdotte nuove attrezzature di lavoro, nuove tecnologie, nuove sostanze e preparati pericolosi.

Se non ricorrono queste ultime due ipotesi non c'e obbligo di effettuare la formazione per i portieri assunti prima dell'entrata in vigore della legge 626. Pare inoltre accertato che non occorra per forza eseguire la formazione prima dell'assunzione: il corso put) essere tenuto anche dopo.

II corso steso non put) comportare oneri economici a carico del portiere, che non dovra pagare nulla. La frequenza dovra essere svolta in orario di lavoro, oppure pagata a parte, come ore straordinarie. Attualmente non esistono corsi di formazione con preciso riconoscimento istituzionale: basta la frequenza a uno dei tanti corsi organizzati da associazioni di categoria o istituti di formazione. I corsi attuali hanno in genere una durata di otto ore ma secondo il nuovo decreto dovrebbero avere nel futuro una durata minima di 32 ore (forse troppo!), non differenziando il semplice lavoro di portiere da altri effettivamente molto piCi complessi. Si noti infine che il Digs n. 81/08 detta sanzioni per la

mancata informazione del lavoratore ma non per la mancata formazione: una dimenticanza?

Responsabilita vecchie e nuove

Amministrative pure

Gestione ordinaria: Convocazione assemblea ordinaria (almeno 1 volta anno) e assemblee straordinarie (ove necessario o richiesto dai condomini ai sensi art. 66 c.p.c.) e obblighi connessi . Controllo di legittimita sulle delibere. Tenuta del verbale di assemblea. Rendiconto preventivo e consuntivo e ripartizione spese. Riscossione delle spese condominiali ordinarie e straordinarie. Rapporti con i consiglieri di condominio. Rispetto dei regolamenti condominiali (contrattuale e assembleare). Tutela delle parti comuni e disciplina del loro uso. Conservazione della documentazione e delle pezze giustificative e loro messa a disposizione per controlli. Rappresentanza nelle firma delle polizze assicurative. Gestione dell'eventuale vendita e della locazione delle parti comuni. Mandati particolari dell'assemblea di condominio.

Eventi particolari. Rappresentanza in giudizio del condominio nelle liti attive e passive. Decreto ingiuntivo e/o sospensione servizi nei confronti dei morosi. Richiesta di risarcimenti danni alle compagnie assicurative. Intervento immediato in caso di pericolo e crollo nelle parti comuni.

Nuovi obblighi. Privacy condominiale: documento programmatico di sicurezza e comunicazioni ai condomini e fornitori delle banche dati esistenti. Tenuta del conto corrente condominiale (obbligo introdotto dalla giurisprudenza)

Rapporti con i dipendenti e consulenti condominiali

Gestione ordinaria: Assunzione e licenziamento dipendenti. Versamento mensile di stipendi e contributi (obbligo delegabile). Comunicazione mensile all'Inps (modello DM10) di stipendi e contributi. (obbligo delegabile). Versamento di ritenute e contributi (F24). Sostituzione portiere in ferie o malattia. Stipulazione eventuali contratti con professionisti esterni.

Nuovi obblighi.. Sicurezza lavoro dei dipendenti condominiali (obbligo teoricamente delegabile a un tecnico). Informazione e formazione alla sicurezza lavoro dei dipendenti stessi. Ritenute fiscali sui dipendenti e sui consulenti del condominio. Compilazione modello 770.

Opere di manutenzione straordinaria sulle strutture

Gestione ordinaria. Richiesta di permessi edilizi e urbanistici in caso di opere straordinarie. Pagamento Tarsu per impalcature. Rappresentanza del condominio nei contratti con l'appaltatore, con direttore dei lavori e progettista. Rivalsa per le garanzie contrattuali o previste dal codice civile sugli appalti condominiali.

Nuovi obblighi Ritenute fiscali sugli appalti condominiali. Gestione delle detrazioni fiscali del 36 e del 55%. Richiesta di ottemperanza alle norme di sicurezza sul lavoro, agli obblighi contributivi e a quelli fiscali delle ditte che eseguono un appalto.

Impianti

Gestione ordinaria. Tutela degli impianti comuni e disciplina del loro uso. Rappresentanza nei contratti con l’impiantista. Rappresentanza del condominio nei contratti con l’impiantista-appaltatore, con direttore dei lavori e progettista. Rivalsa per le garanzie contrattuali o previste dal codice civile sugli appalti condominiali.

Nuovi obblighi. Adeguamento degli impianti alle norme di sicurezza. Adeguamento locale caldaia alle norme antincendio. Contratto obbligatorio per la manutenzione ascensore. Conservazione e cura dell’aggiornamento del relativo libretto. Cura dell’esercizio e della manutenzione dell’impianto centralizzato di riscaldamento o sua delega al cosiddetto “terzo responsabile”. Conservazione e cura che sia aggiornato il libretto caldaia. Prolungamento periodi prefissati dalle norme di accensione della caldaia in caso di temperature fredde. Richiesta e conservazione delle dichiarazioni di conformità del singolo impianto e (nuovi edifici) della certificazione energetica dell’edificio.

Altri obblighi fiscali

Gestione ordinaria: Pagamento dei tributi locali sulle parti comuni (Ici, Tassa rifiuti, eventuale passo carraio, eventuale tassa di scopo). Comunicazione ai condomini rendita catastale delle parti comuni. Comunicazione ai condomini di eventuali proventi del condominio da locazione parti comuni o concessione in uso (tabelloni pubblicitari, antenne cellulari).

Nuovi obblighi. Denuncia annuale fornitori all’Anagrafe tributaria (quadro AC del modello Unico). Comunicazione del proprio subentro ad altro amministratore all’Agenzia delle Entrate. Richiesta del codice fiscale del condominio. Comunicazione dati catastali delle parti comuni ai fornitori di utenze.

Appalti condominiali e regolarità contributiva

L’articolo 90 del nuovo decreto sulla sicurezza lavoro pone fine al dibattito su condominio e documento di regolarità contributiva, sancendone senza ambiguità l’obbligo. Bisogna infatti che il committente privato (e, in condominio, dell’amministratore per lui) verifichi l'idoneità tecnico-professionale dell'impresa affidataria. Questo controllo si considera eseguito con la richiesta all’impresa di quattro documenti: il certificato di iscrizione alla Camera di commercio; il documento unico di regolarità contributiva; un’ autocertificazione rispetto all’idoneità tecnico-professionale (allegato XVII al Dlgs ), un’altra autocertificazione relativa al contratto collettivo applicato. Tutti questi documenti vanno trasmessi prima dell’inizio dei lavori oggetto della Dia o della denuncia di inizio attività all’autorità competente (in genere il Comune). Si noti che questi obblighi sono una forma di semplificazione concessa ai “lavori privati”.

La designazione del coordinatore per la progettazione (volgarmente conosciuto come per “la sicurezza”, incarico in genere affidato allo stesso direttore dei lavori), è obbligatoria nei cantieri in cui é prevista la presenza di più imprese e, per i lavori privati, è necessaria solo

per le opere soggette a “permesso di costruire”. Qui nasce un’ambiguità: in effetti il Testo unico dell’Edilizia sottopone praticamente tutti i lavori che necessitano di un assenso comunale al permesso di costruire. La Dia (dichiarazione di inizio attività) è semplicemente una scorciatoia alternativa, da imboccare a scelta del committente, a certe precise condizioni. Viceversa in certe regioni (per esempio l’Emilia Romagna), esistono lavori sottoposti obbligatoriamente a Dia, per i quali non si può chiedere il permesso di costruire.

Il testo dell’articolo 90 esclude invece la nomina del coordinatore della progettazione per opere di manutenzione ordinaria, quali ad esempio quelle che normalmente sono affidate alle aziende con dipendenti che si occupano della manutenzione dell’ascensore o ai terzi responsabili dell’impianto calore centralizzato che eseguano anche semplici opere di conservazione della caldaia. Meno certo è se il Durc sia comunque necessario. Lo imporrebbe l’articolo 35, commi 33 e 34, del decreto legge 223/2006 al momento del pagamento dei corrispettivi, ma “con esclusione dei committenti non esercenti attività commerciale”. Quindi i condomini non rientrerebbero nel conto. Nell’incertezza, resta prudente che l’amministratore chieda comunque il Durc.

Infine va sottolineato che il decreto Economia e Finanze 18/2/1998, n. 41 afferma che la detrazione del 36% sul recupero (e, per estensione, quella del 55% sul risparmio energetico ) non è dovuta in caso di “violazione delle norme in materia di tutela della salute e della sicurezza sul luogo di lavoro e nei cantieri, nonché di obbligazioni contributive accertate dagli organi competenti e comunicate alla direzione regionale delle entrate territorialmente competente”.

Adeguamento degli impianti alla sicurezza

Insieme alla sicurezza lavoro anche quella degli impianti ha visto modificare le sue regole nel 2008, con l’emanazione del decreto del Ministero dello Sviluppo 22 gennaio 2008, n. 37. Il nuovo provvedimento, come del resto l’abrogata legge n. 46/1990, non fissa i numerosissimi requisiti necessari per l’adeguamento, che sono stabiliti da apposite norme per ciascun impianto. Stabilisce però diverse regole che, per quanto attiene al pianeta condominio, riguardano ovviamente solo gli impianti comuni, di cui sono responsabili, in solido, sia l’amministratore che i singoli proprietari. Innanzitutto quello (nuovo) della responsabilità anche per la manutenzione ordinaria in efficienza, oltre che per i lavori di installazione, di trasformazione, di ampliamento e di manutenzione straordinaria, che debbono essere affidati a imprese abilitate con requisiti più stringenti di quelli un tempo in vigore.

Poi obbliga le opere al progetto, di cui vengono varati due tipi: uno semplificato, che può essere redatto dal responsabile tecnico dell'impresa installatrice, e uno più complesso, sottoscritto da un professionista iscritto agli albi professionali secondo le specifiche competenze tecniche. Il secondo, come in passato, è previsto per impianti più importanti (elettrici di potenza oltre i 6 kw, riscaldamento con canne fumarie collettive ramificate, caldaie centralizzate che superano i 50 kw di potenza, impianti antincendio che necessitano del Cpi il certificato di prevenzione, come per esempio i garage oltre i 9 posti auto o i locali che ospitano caldaie centralizzate a metano).

Inoltre il decreto vara i nuovi modelli di dichiarazione di conformità degli impianti, rilasciati dall’installatore, che l’amministratore dovrà avere cura di ottenere e conservare, e “di cui fanno parte integrante la relazione contenente la tipologia dei materiali impiegati, nonché il progetto”. Se la dichiarazione di conformità non esiste o non è reperibile, può essere

sostituita da una “dichiarazione di rispondenza”, resa da un professionista iscritto all'albo professionale per le competenze tecniche richieste. Si tratta in sostanza di una perizia sull’impianto esistente che ne attesta, se possibile, la rispondenza alla sicurezza. In caso di nuovi allacciamenti o di incrementi di potenza dell’impianto che prevedano un progetto, la dichiarazione di conformità va spedita entro 30 giorni al distributore o al venditore di energia.

Successivi chiarimenti sul decreto resi dal ministero dello Sviluppo al Sole 24 ore hanno precisato che in caso di compravendita o locazione, o di attivazione di una nuova utenza in una singola unità immobiliare, non scatta l’obbligo previsto dall’articolo 13 di fornire all’acquirente la documentazione di conformità degli impianti condominiali (solo di quelli singoli, salvo espressa deroga nel rogito). Tutto ciò anche quando l’appartamento è servito da una caldaia centralizzata e quindi una parte dell’impianto (caldaia e tubazioni comuni) è di proprietà del condominio e un’altra parte (caloriferi e tubazioni singole) appartiene invece al proprietario dei singoli locali.

Sanzioni. La mancanza di dichiarazione di conformità è colpita da una “multa” variabile da 100 a 1.000 euro. gli altri obblighi (per esempi adeguamento degli impianti, incarico a tecnici abilitati) con una sanzione da 1.000 a 10.000 euro “con riferimento all'entità e complessità dell'impianto, al grado di pericolosità ed alle altre circostanze obiettive e soggettive della violazione.”

Dal 1999 il condominio è divenuto sostituto d’imposta. E’ sulla collettività dei proprietari, quindi, che gravano gli obblighi fiscali: l’amministratore è il soggetto normalmente tenuto a metterli in pratica (almeno nei palazzi in cui esiste, circolare Entrate n. 204/2000), ma niente vieta che tale incarico sia attribuito a un professionista esterno (se invece resta all’amministratore, egli dovrebbe avere diritto a un compenso aggiuntivo).

La funzione del sostituto d’imposta è quella di anticipare all’Erario parte dei tributo dovuti da chi è pagato, attraverso le ritenute, che vanno versate tramite il modello F24 entro il 15 del mese per il mese precedente (termine che slitta al 16 o al 17 se il 15 è, rispettivamente, sabato o domenica).

Le ritenute in condominio sono di due tipi. La prima è del 20% e si applica ai versamenti fatti a dipendenti del condominio (portiere,giardiniere), professionisti (ingegneri, architetti, geometri che hanno fatto progetti o direzione lavori in appalti, avvocati che hanno lavorato per una causa, nonché l’amministratore stesso), e a prestazioni occasionali di tipo professionale (il caso tipico è il condomino che si presta a fare l’amministratore per il proprio palazzo, o esegue alcune delle sue funzioni). La seconda, introdotta più di recente, è la ritenuta del 4% e si applica a tutti i contratti d’opera o d’appalto. Si tratta di tutte le opere di cui il condominio ha bisogno da parte di imprese o artigiani:i gli interventi di manutenzione o ristrutturazione dell'edificio condominiale e degli impianti elettrici o idraulici, l'esecuzione di attività di pulizia, la manutenzione di caldaie, ascensori, giardini, piscine e altre parti comuni dell'edificio. Quindi sono soggetti a ritenuta quasi tutti i pagamenti fatti da un condominio, con l’eccezione di:

a)     i contratti di utenze (acqua, luce, gas, gasolio, telefono, pagamenti assicurativi e di servizi bancari);

b)     gli acquisti di materiale o anche apparecchi, non legati a una prestazione d’opera o comunque in cui la prestazione d’opera ha un carattere “accessorio”, cioè secondario.

Nessuna ritenuta, quindi, per acquistare lampadine di ricambio, detersivi, stracci della polvere.

Dall’obbligo della ritenuta ne discendono altri due: Innanzitutto quello di spedire alla persona o society soggetta alla ritenuta una dichiarazione dei compensi assoggettati alla ritenuta stessa. Poi quello di compilare il modello 770 del condominio, al momento della presentazione della dichiarazione dei redditi del condominio stesso.

Anagrafe tributaria

La Finanziaria 1998 ha stabilito anche che gli amministratori sono tenuti a "comunicare annualmente all'anagrafe tributaria l'ammontare dei beni e dei servizi acquistati dal condominio e i dati identificativi dei relativi fornitori" (quadro AC del modello Unico). Il regolamento di attuazione della norma esclude dalla comunicazione all'anagrafe:

a)   i dati relativi alle forniture di gas, elettricity e luce;

b)  i dati relativi ai servizi per cui il condominio deve operare la ritenuta d'imposta (vedi articolo apposito);

c)   le spese inferiori a 258,23 euro affrontate con un singolo fornitore. Per le spese soggette a denuncia bisogna invece comunicare:

·         nome, cognome, data e luogo di nascita e codice fiscale dell'amministratore;

·         nome del condominio, indirizzo completo, codice fiscale del condomino;

  • nome, cognome o eventuale ragione sociale del fornitore, codice e domicilio fiscale, importo della spesa complessiva nell'anno solare (per ciascun fornitore).

La circolare delle Finanze 6 novembre 2000, n. 204 chiarisce che, in mancanza di amministratore di condominio, questa comunicazione non è dovuta. L'obbligo di comunicare l'elenco dei fornitori ricade sull'amministratore che è in carica alla data del 31 dicembre dell'anno cui si riferisce l'elenco.

La circolare 204/E del 2000 ha chiarito anche che l'amministratore di diversi condomini non deve presentare distinte comunicazioni per ciascun palazzo, bensì un'unica comunicazione nella quale, si elencano, separatamente per ciascun condominio amministrato, i dati sopra elencati.

Sempre all’Anagrafe tributaria giungono i riferimenti catastali degli immobili condominiali che l’amministratore deve stavolta comunicare al gestore delle utenze (acqua, luce e gas), su un apposito modulo predisposto dal gestore stesso. Chi non invia i dati o li invia errati è colpito da una sanzione variabile da un minimo di 103 a un massimo di 2.065 euro.

Efficienza energetica: in arrivo anche il risparmio idrico

sono divenute “di casa” in condominio. Ma in tempi ben più recenti Governo e Parlamento hanno aggiunto nuovi compiti all’amministratore con altre due nuove disposizioni: quelle sulla certificazione energetica e quelle sulla detrazione fiscale del 55%.

Le vecchie norme, a un’analisi superficiale, non dovrebbero caricare più di tanto l’amministratore: infatti, in caso di caldaie centralizzate, nella quasi totality dei casi le responsability del loro esercizio e della loro manutenzione è demandata a una ditta esterna, il cosiddetto “terzo responsabile dell’impianto calore”, che se ne assume oneri e guadagni. Naturalmente così non è, dal momento che l’amministratore, in rappresentanza del condominio-committente, e la persona delegata a litigare con il terzo responsabile, ed ha comunque diversi obblighi (conservazione del libretto caldaia, controllo sulla regolarity della manutenzione, apposizione del cartello con gradi giorno, cura che gli appartamenti non siano sottoriscaldati o surriscaldati, responsability se si accende una caldaia fuori dai periodi di legge perché il tempo atmosferico è inclemente, e via elencando).

Viceversa la maggioranza dei professionisti condominiali non ha avuto ancora il tempo di confrontarsi con le nuove norme sulla certificazione energetica degli edifici, varate a livello nazionale dal decreto legislativo n. 192/2005 e precisate o modificate dalle leggi di alcune regioni (Lombardia, Emilia Romagna, Liguria e Piemonte, per il momento, ma la lista è destinata ad allungarsi). Attualmente, infatti, tali norme impongono la certificazione energetica, cioè la valutazione del grado di efficienza di un intero edificio condominiale, inteso come risparmio attivo (rendimento impianti) e passivo (coibentazione strutture e finiture), solo per le nuove costruzioni o per le ristrutturazioni integrali. Tuttavia si è in attesa di decreti applicativi, che imporranno la certificazione anche in casi più comuni, quali gli interventi di ristrutturazione totali o parziali, la manutenzione straordinaria dell’involucro edilizio, l’installazione di nuovi impianti termici, la sostituzione delle caldaie. Inoltre, almeno in teoria, dall’1 luglio 2009 (salvo possibile proroghe) la certificazione diverrebbe obbligatoria in caso di compravendite di singole unity immobiliari (appartamenti e villette). Le regioni, in un eccesso di virtuosismo, hanno anzi anticipato le scadenze o stressato gli obblighi: per esempio il Piemonte ha imposto la contabilizzazione del calore (impianti centralizzati ma regolazione appartamento per appartamento) per tutti gli edifici esistenti serviti da un’unica caldaia a partire dall’1 settembre 2012. In Lombardi anche la locazione di singoli appartamenti esistenti a decorrere dal 1° luglio 2010 vorry la certificazione energetica, e la pretende giy dal 2008 in caso di contratti “servizio energia”, nuovi o rinnovati, relativi ad edifici, anche privati.

Non è finita: la Finanziaria 2008 ha intorbidato ancor più le acque perché insieme alla certificazione energetica ha introdotto la necessity di certificazione “delle caratteristiche strutturali dell’immobile finalizzate al risparmio idrico e al reimpiego delle acque meteoriche”, un oggetto misterioso, in quanto nessuno sa ancora cosa sia. Resta certo che filtrare le acque piovane e riutilizzarle per irrigazione, per gli sciacquoni e per le pulizie della casa, è molto costoso: occorre predisporre cisterne apposite e utilizzare componenti meccanici complessi e ad elevato consumo energetico.

Infine c’è la detrazione del 55%: sono giy numerosi i condomini che l’hanno chiesta, soprattutto per la sostituzione delle vecchie caldaie con modelli a condensazione (e la necessaria installazione su tutti i caloriferi delle valvole termostatiche), nonché per le coibentazioni, intese il più delle volte come pannelli posti sotto i tetti, e talora come doppi vetri. Le nuove incombenze dell’amministratore sono relativamente simili a quelle previste per la detrazione del 36% sul recupero: curare i permessi edilizi, le norme anti-incendio dei locali caldaia, accertarsi per quanto possibile che imprese e professionisti facciano il

lavoro e utilizzino materiali ed apparecchiature adeguati alle regole tecniche e i requisiti fiscali previsti, pagare con bonifici bancari i contributi riscossi, trasmettere ai condomini pacchi di documentazione per la detrazione, esigere i collaudi a fine lavoro, inviare all’Enea i documenti previsti.
Privacy per le banche dati
Ai sensi della cosiddetta “privacy”, l'amministratore è obbligato a comunicare ai condomini e ai fornitori l'esistenza di una banca dati che contiene informazioni su di loro. E’ bene che lo faccia per lettera. La comunicazione ai condomini in assemblea va altrettanto bene, ma a patto che siano avvertiti anche i non presenti, tramite il verbale assembleare. Oltre alla comunicazione l’amministratore deve dare la possibilità agli interessati di conoscere il tipo di dati inseriti, la logica e il metodo con cui sono stati raccolti, e deve consentire loro di aggiornarli e rettificarli nonché di farli cancellare se non necessari all’esecuzione delle sue funzioni. Purchè siano rispettati questi principi, non è per niente indispensabile il consenso degli interessati all’inserimento nella banca dati.
Le banche dati non possono contenere “dati sensibili” che riguardano la salute, le credenze politiche o religiose, gli atteggiamenti verso i consumi. Sui dati giudiziari, va fatta una distinzione: sono leciti quelli necessari . “per adempiere ad un obbligo previsto dalla legge” (qual è quello dell’amministratore di citare in giudizio il moroso) e “per far valere o difendere un diritto in sede giudiziaria”. Va da sé che i dati non possono, se non con consenso, essere diffusi ad altri, per interessi estranei, ivi comprese quelli delle ditte che intendono proporre ai condomini lavori edili, apparecchiature o impianti. *Per attestare la sicurezza delle proprie banche dati, l’amministratore deve inoltre compilare il Dps ( documento programmatico di sicurezza). Si tratta essenzialmente di una serie di tabelle che non vanno spedite al Garante della privacy o a un qualsiasi ufficio, ma semplicemente conservate presso l’ufficio dell’amministratore ed esibito solo in caso di controlli. Il Dps non ha un modulo standard: le misure minime di protezione sono comunque nell’allegato B al decreto legislativo n. 196 del 2003 (il codice di protezione dati).
Sanzioni. La diffusione di dato per profitto o per recare danno è punita con la reclusione da 3 mesi a 2 anni, incrementabile a un periodo di 1-3 anni se provoca effettivamente gravi problemi.. Rammentiamo che il codice dalla protezione dati prevede sanzioni che variano da 3.000 a 18.000 euro per la mancata informativa, che crescono a 5.000-30.000 euro se essa dovrebbe riguardare dati sensibili (il caso tipico è quello di un condomino disabile, ai fini un intervento sull’abbattimento delle barriere architettoniche). Il documento andava redatto entro il 31 marzo 2006, mentre le misure di sicurezza per gli strumenti elettronici dovevano essere adottate non oltre il 30 giugno 2006.. Chi è inadempiente è colpito da sanzioni e pene draconiane: arresto sino a 2 anni o ammenda da 10.000 euro a 50.000 euro. Tuttavia, se le banche dati vengono protette entro il termine imposto da un apposito provvedimento del Garante , emesso dopo un controllo che ha avuto esiti negativi, le sanzioni calano a “soli” 12.500 euro.

fonte Il sole 24 ore

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